Esta chegando ao fim a era das pilhas de papel em cima da mesa do escritório de trabalho. Os escritórios sem papeis vem se tornando possível a cada dia que passa graças ao gerenciamento eletrônico de documentos.
Com toda a tecnologia disponível hoje, podemos dizer que o armazenamento de documentos digitalizados, é mais seguro e organizado, e o crescimento de todo esse processo de digitalização se dá pela iniciativa das empresas, que a cada dia observam o aumento da produtividade nos escritórios por conta do rápido acesso as informações e ótimo custo-benefício.
Isso sem falar da redução de espaço para armazenamento de documentos e também a redução de custos com impressões, cópias e funcionários, essa mudança para digital não vem sendo só uma mudança operacional, mas também cultural.
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O GED é uma revolução tecnologica em velocidade e ganho de produtividade para qualquer empresa. Com um software de digitalização e poucos cliques você já encontra o documento procurado.
Toda empresa tem uma gestão de documentos, por mais simples que sejam sempre há necessidade de atender a normas fiscais e legais, e o GED é uma forma de ter esses documentos organizados de forma simples em um data-center, que inclui todo um sistema de segurança nesse aspecto, por exemplo, sistemas criptografados.
Além da velocidade de organização do GED, uma diferença importante é a questão do documento de papel estar sempre exposto ao meio; a tinta se apaga com o tempo, envelhece, amassa, existe a exposição e risco de queimar, molhar, rasgar, etc. A perda total de documentos de papel é muito fácil.
Proteja seus documentos. Segurança de dados e backup automatizados
O GED pode incluir os documentos já criados digitalmente, ou seja, que não vieram de documentos físicos, e para casos de escritórios de advocacia, por exemplo, o cliente pode ter acesso digital aos seus processos, o que é mais uma facilidade incrível.
Um sistema de GED é extremamente segura para acesso aos arquivos, todo o movimento digital é gravado, e pode-se saber, quem, quantas vezes, hora e data que um determinado arquivo foi acessado. Há um registro completo do tráfego do seu documento.
Os arquivos de uma empresa têm diversos graus de confidencialidade e esse sistema assegura que apenas usuários autorizados possam acessar os documentos digitalizados. Existe usuário, senha e níveis de permissão para cada pessoa.
Mas a segurança não deve ser pensada somente no que diz respeito ao acesso não autorizado. Perdas de dados também podem acontecer em meios digitais por motivos diversos, como defeitos nos equipamentos ou mesmo falhas operacionais.
É imprescindível ter uma política de cópias de segurança (backup) do seu acervo de documentos. Esta cópia previne perdas ou documentos corrompidos de forma digital.
Sistemas de GED devem estar configurados para efetuar as cópias automaticamente e de forma periódica.
Convidamos você para conhecer mais sobre nosso sistema MDA Digital, entre em contato e teremos o prazer em te mostrar.
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