Governo inicia processo de digitalização de Arquivos

O Governo do Estado, por meio da Junta Comercial do Maranhão (Jucema), em parceria com o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do maranhão (Sebrae/MA),  deu início ao processo de digitalização do seu arquivo.

O objetivo é proporcionar segurança à documentação mercantil da Junta, que passará a ser arquivada em um ambiente virtual. Ao todo, serão digitalizadas nove milhões de laudas.  O trabalho deverá ser concluído em novembro.

A medida garante acesso instantâneo aos documentos por meio do site da Jucema, além de garantir menos burocracia e proporcionar mais celeridade ao atendimento.

A digitalização é o processo de conversão dos documentos físicos para o formato digital. Esse tipo de conversão garante mais facilidade no acesso, melhor distribuição dos documentos, redução de tempo no processo de busca, redução de custo, preservação do arquivo e uma maior integração de informações entre funcionários e clientes.

“O cliente vai ter um amplo acesso a informação, pela internet, mais rápido e instantâneo e a Jucema ficará mais ágil, pois não haverá mais a necessidade do deslocamento para pegar o papel no arquivo, que estará online no sistema e facilmente localizável”, explicou o presidente da Junta, Sérgio Sombra ao explicar que esses investimentos integram a política do governo Flávio Dino.

Ao todo, 22 funcionários da empresa contratada estão envolvidos no trabalho.  A digitalização começou pelas empresas de sociedade limitada pelo fato de terem uma maior quantidade de pedidos de documentação. Até o momento, um milhão de laudas já foram digitalizadas.

No processo, a Jucema conta com a parceria do Sebrae/MA, que implementa ações junto ao poder público e demais parceiros institucionais para tornar realidade em todo o país a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e Legalização de Empresas e Negócios (Redesim). A instituição está investindo, por meio de convênio, R$ 2,4 milhões para a digitalização dos documentos da Junta.

Para o diretor-superintendente do Sebrae no Maranhão, João Martins, os benefícios da integração dos órgãos e sistemas envolvidos na abertura e fechamento de empresas desburocratiza o processo e leva mais facilidade à vida dos empreendedores.

“Além do recurso destinado à digitalização dos documentos da Jucema, o Sebrae investirá R$ 800 mil em ações referentes ao projeto de Implantação da Redesim no Maranhão, que congregará 90 municípios maranhenses. No total, vamos investir até o final deste ano, R$ 3,2 milhões”, informa João Martins.

Os documentos passam, inicialmente, por uma preparação para serem digitalizados, durante o qual são higienizados e retirados os grampos para passar pelo scanner. Depois de 15 dias de trabalho já foram digitalizadas um milhão de laudas, de um total de nove milhões a serem digitalizadas. A previsão é de que em novembro todo o trabalho esteja concluído.

O coordenador de arquivo da Jucema, Adalberto Ferreira Filho, recorda que, no começo da Junta, os documentos eram empilhados e colocados no chão. A procura era difícil e demorada porque não tinha uma ordem de organização.

Somente em 1981 foi colocada uma numeração nas pastas pelo Serviço de Processamento de Dados. A partir desse momento o trabalho e a procura de documentos ficaram mais fáceis. Nesse período, a busca demorava até 15 dias, mas, hoje, chega a, no máximo, quatro dias e o objetivo agora é que seja imediato com a digitalização.

“Esse processo é um ganho a mais para a Jucema porque garante segurança e até conforto para nosso cliente, assim como também para a Junta e para o Estado. E também porque vivemos em um período de tecnologia e mais tarde não teremos mais espaço para guardar tantos papéis”, afirmou o coordenador.

Fonte: http://www.ma.gov.br/governo-inicia-processo-de-digitalizacao-do-arquivo-mercantil-da-jucema/

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Esta chegando ao fim a era das pilhas de papel em cima da mesa do escritório de trabalho. Os escritórios sem papeis vem se tornando possível a cada dia que passa graças ao gerenciamento eletrônico de documentos.

Com toda a tecnologia disponível hoje, podemos dizer que o armazenamento de documentos digitalizados, é mais seguro e organizado, e o crescimento de todo esse processo de digitalização se dá pela iniciativa das empresas, que a cada dia observam o aumento da produtividade nos escritórios por conta do rápido acesso as informações e ótimo custo-benefício.

Isso sem falar da redução de espaço para armazenamento de documentos e também a redução de custos com impressões, cópias e funcionários, essa mudança para digital não vem sendo só uma mudança operacional, mas também cultural.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O GED é uma revolução tecnologica em velocidade e ganho de produtividade para qualquer empresa. Com um software de digitalização e poucos cliques você já encontra o documento procurado.

Toda empresa tem uma gestão de documentos, por mais simples que sejam sempre há necessidade de atender a normas fiscais e legais, e o GED é uma forma de ter esses documentos organizados de forma simples em um data-center, que inclui todo um sistema de segurança nesse aspecto, por exemplo, sistemas criptografados.

Além da velocidade de organização do GED, uma diferença importante é a questão do documento de papel estar sempre exposto ao meio; a tinta se apaga com o tempo, envelhece, amassa, existe a exposição e risco de queimar, molhar, rasgar, etc. A perda total de documentos de papel é muito fácil.

Proteja seus documentos. Segurança de dados e backup automatizados

O GED pode incluir os documentos já criados digitalmente, ou seja, que não vieram de documentos físicos, e para casos de escritórios de advocacia, por exemplo, o cliente pode ter acesso digital aos seus processos, o que é mais uma facilidade incrível.

Um sistema de GED é extremamente segura para acesso aos arquivos, todo o movimento digital é gravado, e pode-se saber, quem, quantas vezes, hora e data que um determinado arquivo foi acessado. Há um registro completo do tráfego do seu documento.

Os arquivos de uma empresa têm diversos graus de confidencialidade e esse sistema assegura que apenas usuários autorizados possam acessar os documentos digitalizados. Existe usuário, senha e níveis de permissão para cada pessoa.

Mas a segurança não deve ser pensada somente no que diz respeito ao acesso não autorizado. Perdas de dados também podem acontecer em meios digitais por motivos diversos, como defeitos nos equipamentos ou mesmo falhas operacionais.

É imprescindível ter uma política de cópias de segurança (backup) do seu acervo de documentos. Esta cópia previne perdas ou documentos corrompidos de forma digital.

Sistemas de GED devem estar configurados para efetuar as cópias automaticamente e de forma periódica.

Convidamos você para conhecer mais sobre nosso sistema MDA Digital, entre em contato e teremos o prazer em te mostrar.

5 Motivos Para Sua Empresa Digitalizar Documentos

#1. Mais economia para sua empresa
E como dizem tempo é dinheiro. Com a digitalização você não precisa se preocupar com gente pra ficar responsável por isso em sua empresa. Você mesmo pode acessar o documento em uma plataforma online por exemplo. Mais rapidez, mais produtividade. Fora que o armazenamento em papel ocupa um grande volume de espaço que cada vez custa mais caro.

#2. Segurança para seus documentos
Se você tem os seus documentos em um depósito qualquer e ele for invadido, você pode perder tudo, sua única cópia. No entanto quando você salva isso na nuvem, na internet, automaticamente são replicadas cópias em outros servidores. A digitalização também previne a perda de documentos ou por causa de enchentes, incêndios ou até um acidente como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa.

#3. Acesse seus documentos de qualquer lugar
Imagine você em uma reunião e precise de um documento importante que por algum motivo esqueceu-se de levar. Com a digitalização e armazenamento de documentos em nuvem você pode acessar esse material de qualquer dispositivo como tablets, celulares ou notebooks.

#4. Solução profissional
“vou comprar já um scanner e colocar uma pessoa para digitalizar os documentos”. Opa, não é assim tão simples. Uma solução profissional é o melhor caminho e explico o por quê. Quando uma empresa especializada faz esse tipo de serviço, ela faz com indexação, ou seja, com o nome, endereço, telefone, etc. Tudo é organizado para facilitar sua consulta futuramente. Se não, pode gerar um custo desnecessário.

#5. Depósito externo
Além de todas essas vantagens, algumas empresas ainda oferecem o serviço de depósito físico de seus documentos. Mais uma alternativa para que seus documentos estejam seguros e bem guardados pelo tempo que você necessitar.

Entre em contato conosco, é nosso prazer te atender.

As oportunidades na acessibilidade

por: Ivone Santana 

Por mais que seja exigido e debatido, a acessibilidade de pessoas com deficiência física ainda é um problema na nossa sociedade. A locomoção de cadeirantes e deficientes visuais é um grande desafio, vide a falta de urbanização adequada a eles. A comunicação de surdos e mudos também não é nada fácil, já poucas são as pessoas que conhecem a linguagem de libras. Ainda que esse seja um ponto de grande responsabilidade dos Governos, as empresas também são bastante importantes na sociedade. Como aponta a gerente de relações corporativas e sustentabilidade do Magazine Luiza, Ivone Santana, as organizações são mais perenes que os governos, que mudam de quatro em quatro anos e, geralmente, não realizam continuidade de gestões antigas. "Então, por essa característica, e por ter uma interação muito grande com a sociedade, como é o caso do Magazine Luiza, elas têm um papel influenciador muito forte", adiciona.

Como a executiva explica, conforme as empresas inserem cada vez mais colaboradores portadores de deficiência e investem na acessibilidade e aproximação de clientes deficientes em suas lojas, mais elas proporcionam à sociedade a oportunidade de conviver com as pessoas de um jeito diferente. "Que é um jeito respeitoso. As pessoas veem um aspecto profissional naquela pessoa, que antes era vista apenas pela característica da deficiência", diz. Mais do que isso, os negócios, principalmente os varejistas, em que o relacionamento com o consumidor é um pilar essencial para o sucesso e buscam a sua excelência, atender às necessidades de todos os públicos deve fazer parte de suas culturas. "Acessibilidade a todos faz parte do próprio negócio. Todas as pessoas, com e sem deficiência, precisam ter um bom atendimento e ter acesso aos produtos e serviços. Essa é uma premissa até de negócio."

Outro ponto importante levantado pela gerente é a importância dessa inclusão fazer parte dos valores da empresa, que preza pelas diferenças e está em seu código de conduta. "No credo do Magazine Luiza, em todos os documentos que falam de sua cultura, está bem explícito que todos são bem-vindos e não podem ser discriminados por sua condição social, física, orientação sexual, etnia, religião. Todas essas diferenças são bem-vindas." Sem contar que a empresa, ao investir no acesso de clientes deficientes, também está de acordo com a Lei de Acessibilidade, de 2004. 

Porém, mais do que isso, as empresas ainda colhem o fruto do reconhecimento do público ao possuir tal postura. Segundo Ivone, uma pesquisa realizada pelo Instituto Akatu mostrou que os clientes percebem quando uma instituição é socialmente responsável. "E o primeiro fator de percepção que influência nos clientes é se ela contrata pessoas que tenham deficiência, mais até do que empresas que investem muito em educação, meio ambiente etc", afirma ela. Já, para que isso dê certo, é essencial que o negócio tenha boa vontade em realizar a inclusão social. "O importante é praticar as regras do bom atendimento. Não importa, como diz a Dona Luiza, se é negro ou branco, rico ou pobre, bonito ou feio, o cliente tem que ser bem atendido, essa é a base dos relacionamentos", finaliza a executiva. 

fonte: http://www.clientesa.com.br/noticiasdobem/58528/as-oportunidades-na-acessibilidade/ler.aspx 

Estatística - Pode parcelar?

Na hora das compras, o consumidor tem às mãos ferramentas que podem tanto beneficiar quanto causar sérios problemas ao seu bolso. É o caso das compras a prazo, que dividem o valor total em parcelas, com ou sem juros. Uma pesquisa nacional realizada pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) e pelo portal Meu Bolso Feliz investigou o comportamento dos brasileiros relacionado ao parcelamento de compras e identificou que 79% costumam utilizar essa forma de pagamento.

Entre os produtos mais comprados dessa maneira estão roupas (32%) e eletrônicos (28%). De acordo com os resultados do estudo, o número médio de parcelas é 6,3 e é definido pelo número máximo que o lojista permite sem a taxa de juros. Um dado importante observado é que quase metade dos entrevistados (46%) não tem medo de longos parcelamentos, inclusive consideram uma vantagem. Já 21% dos respondentes não compram nada parcelado, principalmente pessoas de menor escolaridade e das classes C, D e E - possivelmente devido às restrições às linhas de crédito.

A pesquisa mostra que o crédito é um poderoso aliado do consumidor brasileiro. Um em cada quatro consumidores ouvidos na pesquisa (28%) considera ruim a hipótese de não ter a possibilidade de parcelar suas compras. Destes, 64% afirmam que o crédito é a única forma de comprar os bens que desejam, e 29% acreditam que não conseguiriam mais fechar as contas do mês, pois sempre recorrem ao parcelamento ou a empréstimos para conseguir comprar tudo e pagar as contas que precisam.

Porém, a economista-chefe do SPC Brasil, Marcela Kawauti, alerta que nem sempre o consumidor é capaz de pensar nos desdobramentos a longo prazo e que podem resultar em mais juros a pagar. "O crédito pode se tornar um problema, devido à perda da noção dos gastos e compras por impulso, e até mesmo gerar um descontrole das compras e uma consequente inadimplência", diz.

Dos entrevistados que costumam comprar a prazo, 58% pagaram alguma prestação de compra no mês anterior à pesquisa. Foi identificado no estudo que seis em cada dez consumidores (64%) com o hábito de parcelar compras ainda possuem prestações a serem pagas. Em média, eles levarão quase nove meses para quitar os compromissos assumidos. Mais da metade dos consumidores (56%) define o número de parcelas procurando o maior número de prestações sem juros. Cerca de 46% garante gostar de uma modalidade de pagamento que envolva um número elevado de parcelas, pois assim o valor da prestação é baixo e há possibilidade de comprar mais o que se quer.

Segundo Marcela, o consumidor geralmente está em busca da parcela que cabe no bolso, e nem sempre é capaz de avaliar o peso dos juros no contexto geral. "Prova desse comportamento é o fato de que foram feitas simulações de compras de diversos produtos de valores diferentes na pesquisa e os entrevistados deveriam escolher o pagamento à vista ou parcelado. Entre os consumidores que preferem o parcelamento, o que pesa na hora da escolha é o valor das prestações, e não o valor final do produto."

Foi identificado na pesquisa que 13% dos entrevistados tiveram o acesso ao crédito negado em alguma loja em que já haviam comprado antes nos últimos três meses, principalmente por estarem inadimplentes ou com o nome incluído em serviços de proteção ao crédito (67%). Outras razões para a restrição incluem o fato de não ter conta em banco (13%), a falta de comprovação de renda (11%) e os ganhos insuficientes (9%).

"Com a economia em um ritmo mais lento, maior risco de desemprego e com o poder de compra diminuído pela alta inflação, os bancos começaram a aumentar a restrição ao crédito para o consumidor a fim de evitar perdas", explica Marcela. "Com isso, as pessoas ficam com um recurso financeiro a menos, acabam deixando de lado suas contas e entram no ciclo das dívidas pendentes."

fonte: http://www.portalcreditoecobranca.com.br/estatistica/58229/pode-parcelar/ler.aspx 

MDA DIGITAL é destaque no Jornal da ACIL

O Jornal Visão Empresarial Limeirense da Associação Comercial e Industrial de Limeira - ACIL entrevistou a gerente comercial da MDA Digital, Rosangela Almeida sobre os serviços prestados a empresas do Brasil em guarda e digitalização de documentos.
Veja a integra no link:
http://atualiza.acillimeira.com.br/ADMinformativo/arquivos/pdf/21%20de%20maio.pdf

Seis tendências no comportamento online

Novidades surgem, mas é preciso saber como se relacionar com esse novo 

Autor: Luiz Temponi

É evidente que a internet e as novas tecnologias digitais trouxeram grandes mudanças no perfil do consumidor. Um cliente sabe exatamente o que quer, quando quer e onde vai comprar, depois de muito pesquisar e aprender sobre a solução que procura. Além disso, tornaram-se mais atentos e prontos para exigir seus direitos. Outra questão que se mostra bastante clara é a quantidade de canais e dispositivos que se pode utilizar para acessar um conteúdo, enviar uma mensagem ou até mesmo realizar uma compra. Saímos de dentro das lojas para as compras online, dos computadores de mesa para os notebooks e posteriormente para tablets e smartphones. Diante de tantas mudanças, é preciso estar atento ao comportamento do internauta. 

Refletindo sobre o tema, listo abaixo seis tendências para as quais devemos nos atentar:

O consumidor é o principal formador de opinião 

A opinião de um cliente vale muito, e pode transformar completamente a história de uma marca. Para se ter uma ideia do peso que as avaliações das pessoas na web têm, segundo relatório recente da Nielsen, ao entrevistar 28 mil e-consumidores de 56 países, foi concluído que 92% deles confiam mais em recomendações e opiniões de outros clientes do que outras formas de publicidade. Feedbacks, relatos de experiência com produtos e serviços e opiniões são registradas centenas de vezes todos os dias e dita o ritmo do mercado. Todos esses relatos contêm informações preciosas que, quando bem utilizadas, podem direcionar futuras campanhas, auxiliar no desenvolvimento de novos produtos que vão de encontro às necessidades do público e mesmo a rápida resolução de problemas. 

Para conseguir analisar e fazer uso inteligente desse gigantesco volume de dados, contudo, é de extrema importância uma ferramenta de Big Data Analytics - focada justamente em monitorar e filtrar as milhares de informações e produzir relatórios precisos para as empresas tomarem decisões.

Todos querem o ambiente mobile

As experiências com múltiplas telas já nos mostram que existe uma grande tendência de migração para o universo mobile. Em especial, pela facilidade com que se opera um smartphone ou um tablet em qualquer lugar ou situação. Com a tecnologia cada vez mais avançada, a tendência é que as pessoas deixem de ter computadores de mesa, para acessar cada vez mais seus conteúdos e arquivos por meio dos dispositivos mobile. Além da migração para os portáteis, obrigando as empresas a terem sites responsivos, o lançamento do novo algoritmo do Google, que prioriza sites mobile-friendly em resultados de busca tornou ainda mais urgente essa necessidade. 

Economia baseada na lógica do compartilhamento

Todas as necessidades podem ser resolvidas facilmente com a lógica do compartilhamento, e nós já praticamos isso há anos. O que vem mudando são as ferramentas que usamos para transformar isso em negócio. Habilidades, serviços, produtos e tempo passam a ser moeda nesse mercado. Por exemplo, o Bliive permite que as pessoas façam troca de tempo e conecte uma pessoa capaz de dar aulas de violão a outra capaz de ajudar outra que está com dificuldades para aprender inglês. O Airbnb te dá a possibilidade de alugar o quarto em uma casa de família no lugar de reservar um hotel durante uma viagem. Tem também o Uber, que possibilita que todos possam ter seu motorista particular conforme demanda.

Comunicação por dados e vídeos

Atualmente, a parcela do tempo de uso dos celulares destinado a ligações por voz é bem inferior à utilizada para troca de dados. Compreender essa tendência é essencial para que as empresas possam desenvolver novos mecanismos de interação com seus consumidores. Bem como criar novos produtos e serviços que se adequem a esse perfil de consumidor. Quanto mais preparadas empresas estiverem para fornecer um atendimento por dados e vídeos, melhor suas chances de prosperar nos próximos anos.

Compras por dispositivos mobile

O m-commerce ainda é tímido, mas tende a crescer vertiginosamente nos próximos anos, ainda mais com o desenvolvimento de aplicativos de segurança mais avançados. Formas de pagamento diversificadas para o ambiente mobile também farão com que as pessoas migrem de plataforma e passem a consumir produtos e serviços diretamente dos smartphones e tablets.

As redes serão cada vez mais segmentadas e específicas

Até então víamos pessoas produzindo conteúdo e compartilhando pensamentos em redes amplas e sem categorização pré-definida, como Twitter e Facebook. É possível perceber uma migração das pessoas para redes privadas e segmentadas. Redes apenas de mulheres de cabelos cacheados, de apreciadores de vinho, de corredores da terceira idade e de vários outros nichos. As empresas criam aplicativos para ter interação mais próxima e reunir o segmento em um espaço só. Tudo isso faz sentido pelo fato de o usuário se sentir potencialmente mais acolhido em uma comunidade menor. Todavia, isso se torna um tesouro para um bom plano de Business Intelligence. Com esses dados associados ao trabalho de inteligência de dados, é possível prever mudanças de hábito do consumidor e ter uma estratégia pró-ativa no mercado. 

Cada dia que passa, mais novidades surgem sobre o comportamento do consumidor online e o que as empresas estão fazendo para atender a esse novo perfil. Agora cabe as empresas acompanhá-las e se adaptarem ao novo jeito de consumir que a internet proporciona a todos nós.

Luiz Temponi é CFO da Hekima|Zahpee

Fonte:http://www.clientesa.com.br/artigos/58191/seis-tendencias-no-comportamento-online/ler.aspx

Porque o Atendimento sempre é tão ruim?

Por: Francisco Zapata

Para responder isso, é importante entender melhor o que é “Atendimento”. Comumente se ouve que o Atendimento é o Call Center da empresa. Isso é um enorme engano estratégico. Ao pensar assim, você está restringindo a responsabilidade de atender o cliente a uma única área.

Atendimento é a execução total do serviço que o cliente contratou. Desde o desenho até sua performance, uso e manutenção. Você pode ter muitas outras definições, mas esta é a definição que o cliente usa na prática. Atendimento e produto se misturam, queira você ou não. Um produto excelente, mas com atendimento ruim, é um produto ruim na ótica do seu cliente.

Fica claro que toda a empresa é responsável pelo desenho e funcionamento do serviço. Entretanto, a maioria das empresas se exime da responsabilidade de atender ao cliente. Elas colocam no meio do diálogo um imenso Call Center.

Não digo que o problema seja a existência do Call Center, mas o fato de que grande parte do que faz com que os clientes entrem em contato esteja fora do poder de atuação dessa área. E na falta de ter o poder de resolução consigo, o Call Center acaba tratando os assuntos superficialmente, ou armazenando-os para serem processados por outra área que tenha o poder adequado.

Novamente, o problema não é o Call Center servir de intermediário, mas sim que a prioridade destes pedidos repassados a outras áreas acaba sendo sobreposta pelas prioridades específicas de cada uma.

Agora, porque é tão comum ouvir que a grande maioria dos atendimentos é ruim? Vejamos melhor as pesquisas de satisfação.

Certamente você já viu pesquisas no estilo “Você está satisfeito com nosso atendimento?”. É uma pergunta clara, que ajudaria esta empresa a melhorar seu atendimento, não acha? Infelizmente não é bem assim.

O problema é que os clientes satisfeitos com o conjunto todo do serviço dará uma nota “ok” a estas perguntas, mas o cliente insatisfeito com apenas um dos muitos componentes responderá sempre “não” a este tipo de pergunta.

Além disso, ocorre um outro efeito que aumenta a distorção das pesquisas de satisfação. As empresas que recebem as respostas cometem mais um ciclo de distorções em cima, assumindo que já sabem o motivo das notas ruins de atendimento. O mais comum é querer melhorar o treinamento dos operadores, ou a demora nas filas.

Pense como se você fosse o cliente. Se você está insatisfeito com o preço, o que você responderia em uma pesquisa de satisfação? E se você está cansado pela performance do serviço? Ou se não entende como configurá-lo? Frequentemente você responderia que não está satisfeito com o atendimento.

Temos então 2 erros que se somam. O erro na pergunta, em que o cliente junta vários fundamentos do serviço e chama isso de “Atendimento”, e o erro na análise, onde a empresa assume que já sabe as causas do atendimento mal avaliado.

Fica agora mais claro porque existe essa sensação genérica de que o atendimento é cronicamente ruim na maioria das empresas. O ponto é que isso é um sintoma de problemas mais profundos na empresa.

E como é no atendimento que ocorre o choque entre a realidade do serviço e a expectativa dos clientes, esse atrito gera um calor mais focado nessa área.

E enquanto existirem tantas empresas que não percebem que o Atendimento é uma das grandes responsabilidades em comum de todas as áreas, as poucas empresas que perceberem isso, e de fato se organizarem sob esse princípio, despontarão como sendo especiais sob o ponto de vista do cliente.

fonte: http://www.televendasecobranca.com.br/opiniao/porque-o-atendimento-sempre-e-tao-ruim-42817/

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