Governo inicia processo de digitalização de Arquivos

O Governo do Estado, por meio da Junta Comercial do Maranhão (Jucema), em parceria com o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do maranhão (Sebrae/MA),  deu início ao processo de digitalização do seu arquivo.

O objetivo é proporcionar segurança à documentação mercantil da Junta, que passará a ser arquivada em um ambiente virtual. Ao todo, serão digitalizadas nove milhões de laudas.  O trabalho deverá ser concluído em novembro.

A medida garante acesso instantâneo aos documentos por meio do site da Jucema, além de garantir menos burocracia e proporcionar mais celeridade ao atendimento.

A digitalização é o processo de conversão dos documentos físicos para o formato digital. Esse tipo de conversão garante mais facilidade no acesso, melhor distribuição dos documentos, redução de tempo no processo de busca, redução de custo, preservação do arquivo e uma maior integração de informações entre funcionários e clientes.

“O cliente vai ter um amplo acesso a informação, pela internet, mais rápido e instantâneo e a Jucema ficará mais ágil, pois não haverá mais a necessidade do deslocamento para pegar o papel no arquivo, que estará online no sistema e facilmente localizável”, explicou o presidente da Junta, Sérgio Sombra ao explicar que esses investimentos integram a política do governo Flávio Dino.

Ao todo, 22 funcionários da empresa contratada estão envolvidos no trabalho.  A digitalização começou pelas empresas de sociedade limitada pelo fato de terem uma maior quantidade de pedidos de documentação. Até o momento, um milhão de laudas já foram digitalizadas.

No processo, a Jucema conta com a parceria do Sebrae/MA, que implementa ações junto ao poder público e demais parceiros institucionais para tornar realidade em todo o país a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e Legalização de Empresas e Negócios (Redesim). A instituição está investindo, por meio de convênio, R$ 2,4 milhões para a digitalização dos documentos da Junta.

Para o diretor-superintendente do Sebrae no Maranhão, João Martins, os benefícios da integração dos órgãos e sistemas envolvidos na abertura e fechamento de empresas desburocratiza o processo e leva mais facilidade à vida dos empreendedores.

“Além do recurso destinado à digitalização dos documentos da Jucema, o Sebrae investirá R$ 800 mil em ações referentes ao projeto de Implantação da Redesim no Maranhão, que congregará 90 municípios maranhenses. No total, vamos investir até o final deste ano, R$ 3,2 milhões”, informa João Martins.

Os documentos passam, inicialmente, por uma preparação para serem digitalizados, durante o qual são higienizados e retirados os grampos para passar pelo scanner. Depois de 15 dias de trabalho já foram digitalizadas um milhão de laudas, de um total de nove milhões a serem digitalizadas. A previsão é de que em novembro todo o trabalho esteja concluído.

O coordenador de arquivo da Jucema, Adalberto Ferreira Filho, recorda que, no começo da Junta, os documentos eram empilhados e colocados no chão. A procura era difícil e demorada porque não tinha uma ordem de organização.

Somente em 1981 foi colocada uma numeração nas pastas pelo Serviço de Processamento de Dados. A partir desse momento o trabalho e a procura de documentos ficaram mais fáceis. Nesse período, a busca demorava até 15 dias, mas, hoje, chega a, no máximo, quatro dias e o objetivo agora é que seja imediato com a digitalização.

“Esse processo é um ganho a mais para a Jucema porque garante segurança e até conforto para nosso cliente, assim como também para a Junta e para o Estado. E também porque vivemos em um período de tecnologia e mais tarde não teremos mais espaço para guardar tantos papéis”, afirmou o coordenador.

Fonte: http://www.ma.gov.br/governo-inicia-processo-de-digitalizacao-do-arquivo-mercantil-da-jucema/